Günümüzde artık çoğu işlemler dijitale dönüştü. Eskisi gibi çok fazla evraklar ve dosyalar bulunmamaktadır. Gerek devlet daireleri gerekse iş yerleri bu eski yöntemi kullanmak yerine dijital dünyaya adım attı. Dijital dünya, yazılı kağıtları epostaya çevirdi. Artık birinden bir iş yapmasını istediğimizde o kişiye eposta atıyoruz. Tabi eposta atmanın da belirli kuralları bulunmaktadır. Özellikle İngilizce eposta atacaksanız, bazı kalıp cümleleri bilmeniz işe yarayacaktır.
Eposta sadece iş alanında geçerli değildir. Bu dijital ürün aynı zamanda mektuplaşmanın da yerini almış durumda. Günümüzde kıtalararası birine bile ulaşmak istiyorsanız artık eposta ile bu süreç saniyeler içinde hallolmaktadır. Özellikle, iş alanında yabancı şirketlerle ve yabancı uyruklu kişilerle muhatap oluyorsanız eposta yazmanın inceliklerini bilmeniz gerekir.
Peki, İngilizce eposta nasıl yazılır? Birlikte görelim.
Sesleneceğiniz Kişiyi Seçin
Eposta yazarken dikkat etmeniz gereken ilk olay birine hitap etmenizdir. Epostanın neredeyse en önemli olayı budur. Kime seslendiğinizi belirtmezseniz ve direkt konuya girerseniz bu pek profesyonel durmaz. Buna ek olarak da olumsuz dönüşler alırsınız. Bundan dolayı epostanıza başlarken birilerine seslenin.
- Hi professor, (Merhaba profesör)
- Dear professor, (Sevgili profesör)
- Hi Cemil, (Merhaba Cemil)
- Dear Agatha, (Sevgili Agatha)
- Dear Mr. Brown, (Sevgili/Sayın Brown)
Yukarıda sizler için örnek hitap şekillerini paylaştık. Bu örneklere bakarak sesleneceğiniz kişinin adıyla değiştirebilirsiniz. Epostalar çoğunlukla bu şekilde başlamaktadır. Nadir de olsa aşağıdaki gibi başlayanlar da bulunmaktadır.
- Good evening, (İyi akşamlar)
- Good morning, (iyi sabahlar)
Epostanın başlangıcını bitirdikten sonra geriye hangi konuda yazdığınız kalmaktadır. Bu bölüm de tıpkı hitap kısmı kadar kolaydır.
İngilizce eposta atmak genelde insanları korkutmaktadır. Fakat Türkçe eposta ile aynı kolaylığı paylaşmaktadır.
Kendinizi Tanıtın
Eposta her zaman tanıdık kişilere atılmaz. Bazen de hiç tanımadığınız birisine işinizi halletmesi için yazarsınız. Bundan dolayı, neden eposta attığınızı anlatmadan önce kim olduğunuzu tanıtın. Eğer gerekiyorsa bu e- posta adresini nereden bulduğunuzu da ekleyin. Böylelikle, karşınızdaki kişi sizi daha çok ciddiye alacaktır. Aynı zamanda kafa karışıklığına da son vermiş olacaksınız. Kendimi nasıl tanıtacağım diye düşünüyorsanız aşağıda sizin için örneklendirdik.
- I’m Camelia (Ben Camelia)
- My name is Asil (Benim adım Asil)
Öncelikle adınızı söyleyerek kendinizi tanıtmaya başlayabilirsiniz. Ardından nereden eposta attığınızı da eklemeniz gerekmektedir. Eğer, öğrenciyseniz şu şekilde bir giriş yapabilirsiniz;
- Dear professor,
My name is Beatrice. I study English Language and Literature department. My number is 134567853.
Türkçesi;
- Sevgili profesör,
Benim adım Beatrice. İngiliz Dili ve Edebiyatı okuyorum. Okul numaram 134567853.
Yukarıdaki örnek gibi kendi bilgilerinizi kullanarak İngilizce eposta giriş kısmınızı yazabilirsiniz. Buna ek olarak bir şirkette çalışan da olabilirsiniz. O zaman da kendinizi şu şekilde tanıtırsınız;
- Dear Ali,
My name is Cemil. I’am a content editor in Abigabu Agency.
Türkçesi;
- Sevgili Ali,
Benim adım Cemil. Abigabu Ajansı’nda içerik editörü olarak çalışmaktayım.
Hem öğrenciler hem de çalışanlar için İngilizce eposta girişi bu şekilde olmaktadır.
Yazma Gerekçenizi Bildirin
Kendinizi tanıttınız. Epostayı okuyan kişi artık sizin kim olduğunuzu, nerede çalıştığınızı ya da nerede okuduğunuzu biliyor. Sıra, derdinizi anlatmaya gelmiş bulunmaktadır. Çünkü epostayı atmanızdaki amaç budur.
Hangi konu hakkında yazmak istiyorsanız onu anlatın. Unutmayın ki, eposta ve mesajlaşma aynı şey değildir. Bundan dolayı derdinizi kısa ve anlaşılır bir şekilde ifade edin. Cümleye şu şekilde başlayabilirsiniz;
- I’m writing to tell you about…. (Size…. Konu hakkında yazıyorum.)
Bu cümledeki boşluğu her türlü konu hakkında doldurabilirsiniz.
- I’m writing to tell you about my classes. (Size derslerim hakkında yazıyorum)
- I’m writing to tell you about our company event. (Size şirketimizin etkinliği hakkında yazıyorum.)
Bu gibi örnekler çoğaltılabilir. Böyle bir giriş yaptıktan sonra konunuzu detaylı bir şekilde yazabilirsiniz. Örneğin, öğrenciyseniz derslerle alakalı yaşadığınız sıkıntılara hocanızın çözüm bulmasını isteyebilirsiniz. Buna ek olarak, iş yerindeki farklı departmanda olan arkadaşınızdan hangi dosyayı istediğinizi belirtebilirsiniz. Dediğimiz gibi burası sizin alanınız olduğundan hangi konuda yazmak istiyorsanız yazabilirsiniz.
Epostanızda Kapanış Cümlesi Kullanın
Hitap cümlesinin önemi kadar kapanış cümlesi de önemlidir. Bu kısım, karşınızdaki kişiyi ciddiye aldığınızı belirtmektedir. Bundan dolayı epostanızda söyleyecekleriniz bittiğinde karşınızdakine iyi dileklerde bulunmanız gerekir. Bu kimi zaman sadece iyi dileklerle kalmaz aynı zamanda geri dönüş beklediğiniz ifadeler de olabilir. Bu kurallara dikkat ettiğiniz takdirde başarılı bir İngilizce eposta ortaya çıkacaktır. Peki, kapanış cümleleri nelerdir?
- Best (En iyi dileklerimle)
- Thanks in advance (Şimdiden teşekkürler)
- Thank you for your help (Yardımlarınız için teşekkür ederim)
- Regards, (Saygılarımla)
- Have a good day, (İyi günler dilerim)
- Good day (İyi günler)
Konu Başlığını Doldurun
Birisine eposta attığınızda karşı tarafın gelen kutusuna düşer. Eğer mailin konusunu yazmış olursanız, maili alan kişi de henüz açmadan ne konu hakkında yazdığınızı bilir. Bundan dolayı epostalardaki konu yani subject kısmını boş bırakmamanız gerekmektedir. Bu kısım, tüm epostanın özeti mahiyetindedir.
- About my classes (Derslerim hakkında)
- About our company event (Şirketimizin organizasyonu hakkında)
- Interview (Röportaj)
- Exam grade (Sınav notu)
Yukarıda yer alanlar İngilizce eposta konusu için örneklerdir. Siz de kendi sorunlarınızın genelini bir iki kelimeyle bu kısımda anlatmalısınız.
Bu yazımızda İngilizce epostanın yazımı hakkında bilgi verdik. Aslında Türkçe eposta atmak kadar kolaydır. Bu cümle kalıpları ışığında siz de kendi epostanızı yazabilirsiniz. Göstermiş olduğumuz tüm kurallara uymanız ise epostanızın dikkate alınabilirliğini artıracaktır. Bundan dolayı bu bilgilerin önemi büyüktür.
