Günümüzde her olay dijitalleşti. Haberleşme yerini e- postaya bıraktı. Artık çoğu istek ve arzu e- posta üzerinden yürütülüyor. Özellikle iş hayatı bu duruma hemen adapte oldu. İşleri halletmek ya da sorusunu sormak için kimse iş arkadaşının yanına gitmiyor, e-posta yoluyla iletiyor. Bu yöntem hem daha hızlı hem de zaman kaybetmeme açısından daha kârlıdır. Hatta gereksiz kâğıt israfından da kurtarır.
E-posta, günlük yazdığınız yazılar gibi gelişi güzel olmaması gerekir. Belirli bir düzen ister. Bundan dolayı sizlere İngilizce e-posta yazmak için bazı ipuçları vereceğiz.
E-Posta Nasıl Yazılır?
İngilizce e-posta yazmak arkadaşınıza attığınız mesajdan çok farklıdır. Öncelikle günlük konuşma dilinden uzaklaşmanız gerekir. Çünkü attığınız e-posta bir şirket ya da herhangi bir kurumadır. Bu gibi yerlerde de resmi olmak zorundasınız. Belirli kalıp cümleler içinde kendinizi ifade etmeniz gerekir. Ayrıca, kendinizi en kısa ve en net şekilde ifade etmeniz beklenir. Çünkü bu bir mektup ya da telefonunuza gelen bir mesaj değildir. Herkesin yetiştirmesi gereken bir iş vardır ve herkes ortadaki sorunun ne olduğunu öğrenip hızlı çözmek istemektedir.
E-posta yazarken hitap edeceğiniz kişiye seslenirsiniz. Ardından sorununuzun ya da talebinizin ne olduğundan bahsedersiniz. E-postayı iyi dileklerinizle bitirir ve adınızı yazarsınız. E-posta yazımı bundan ibarettir. Peki, İngilizce e-posta yazmak nasıldır? Hangi kalıpları kullanmak gerekir?
1. İngilizce E-Posta Yazmak İçin Hitap Edeceğiniz Kişiyi Belirleyin
Bu ister yüz yüze sohbet sırasında olsun ister e-posta olsun eğer birine bir şeyler söyleyeceksek öncellikle o kişiye hitap etmemiz gerekir. Bu bir görgü kuralıdır.
Hitap Edeceğiniz Kişiyi Bilmiyorsanız
E-postanızı açtınız. Yazı yazma kısmına geldiniz fakat kime sesleneceğinizi bilmiyorsunuz. Bu gibi durumlar yaşanır. Özellikle bir kurum ya da şirketin dışındaysanız ve sadece pozisyonunu biliyorsanız, isimle seslenememeniz gayet normal. Böyle durumlarda yapacağınız şey herhangi birine seslenmekle aynı olur. Örneğin;
-Dear Madam ya da Dear Sir (Sayın hanımefendi ya da sayın beyefendi)
E- postanıza bu şekilde başlayabilirsiniz. Bazı durumlarda karşımızdakinin kadın ya da erkek mi olduğunu bilemeyiz. Burada da ikisini aynı anda yazmamız gerekir.
-Dear Madam/ Sir – (Sayın Hanımefendi/ Sayın beyefendi)
Bu durum sizi yanlış sesleniş yapmaktan kurtarır. Bu kalıplardan hiçbiri kullanmak istemiyorsanız bir diğer alternatife aşağıdaki gibidir;
-To whom it may concern (İlgili kişiye)
Bu kalıbı kullandığınızda hitap ettiğim kişi kadın ya da erkek mi diye düşünmenize gerek kalmaz.
Hitap Edeceğiniz Kişiyi Tanıyorsanız
Yukarıda hitap edeceğiniz kişiyi bilmiyorsanız ne gibi kalıp cümleler kurabileceğinizden bahsettik. Şimdi de eğer sesleneceğiniz kişiyi biliyorsanız yazınıza nasıl başlamanız gerektiğinden bahsedeceğiz.
İngilizce e-posta yazmak için hitap ettiğiniz kişiyi biliyorsanız;
-Dear Ali (Sevgili Ali)
-Dear Beatrice (Sevgili Beatrice)
Gibi kalıp hitap cümlesi kurabilirsiniz. Bunlara ek olarak kişilere soy isimleriyle de seslenebilirsiniz.
-Dear Mr. Altınok (Sevgili Sayın Altınok- erkekler için)
-Dear Mrs. Copperfield (Sevgili Sayın Copperfield- kadınlar için)
Eğer e- posta yazdığınız kişi resmi bir kurumda çalışmıyorsa ona şu şekilde seslenebilirsiniz;
-Hi Beatrice (Merhaba Beatrice)
-Hello David (Merhaba David)
-Hi everyone (Herkese merhaba)
Tüm bu kalıplar, kime seslendiğinizi bildiğiniz ya da bilmediğiniz kişiler için uygundur. Bu şekilde e-postanızı başlatabilirsiniz.
2. Talebinizi Belirtin
E-postanızın ana yerine geldiniz. Bu kısımda hitap ettiğiniz kişiden ne talep ettiğinizi ya da sorununuzu yazmanız gerekir. Fakat unutmayın ki, uzun cümleler ya da uzun paragraftan kaçınmanız gerekir. Uzun olan yazılar anlaşılmaz ve zaman kaybı olarak görülür. Bundan dolayı ne istediğinizi ya da sorununuzu kısa ve net bir şekilde ifade edin.
İngilizce e- posta yazmak aslında Türkçe e-posta yazmak kadar kolaydır. Bundan dolayı İngilizce yazarken heyecanlanmanıza ya da korkmanıza gerek yoktur. Dünyanın her yerinde e- postanın cümle kalıpları aynıdır. Sadece sizin talepleriniz farklıdır. Yani, özellikle giriş ve kapanış cümleleriniz düzgünse e- postalarınızın dikkate alınma oranı oldukça fazladır.
Peki, e- postada talebimizi ifade etmek için hangi cümleleri kullanmamız gerekir?
-I am writing to tell you about…. (Size…. konu hakkında yazıyorum.)
Bu cümleye ek olarak konu hakkında bilgi almak istediğinizi de e- postada belirtin.
Burada bu kalıbı kullanarak talep ettiğiniz her konuyu yazabilirsiniz. Böylece hitap ettiğiniz kişi e-postayı okumaya başladığı anda talebinizin ne olduğunu anlayacaktır. Konuya uzak yerlerden girmek yerine bu kalıbı kullandığınızda daha dikkate alınır bir e- postanız olacaktır.
3. Bilgilendirici Cümleler Kurun
Eğer bir kişiyi bilgilendirmek için yazıyorsanız yine aynı şekilde net ifadeler kullanmanız gerekir. Peki, bu ifadeler nelerdir?
-I would like to inform you about…. (Sizi …… bilgilendirmek için yazıyorum.)
-Please be informed that…. (Bilginiz olsun…..)
Kapanışı Yapmayı Unutmayın
E-postanıza güzel bir giriş yaptınız ve ne için yazdığınızı da ifade ettiniz. Sıra iyi bir kapanış yapmaya geldi. Unutmayın, kapanışı iyi olmayan bir e-posta tıpkı girişi iyi olmayan e- posta gibi dikkate alınmaz. Aşağıdaki kalıp cümleler ile kapanışınızı yapabilirsiniz.
-Regards (Saygılarımla)
-Best (En iyi dileklerimle)
-Thank you for your help (Yardımlarınız için teşekkür ederim.)
-Have a good day (İyi günler dilerim.)
Tüm bu kalıpları kullanarak e-postanızı oluşturursunuz. Yazının başında da dediğimiz gibi İngilizce e- posta yazmak tıpkı Türkçe yazmak kadar kolaydır. Sıralamayı doğru bildiğiniz taktirde dikkate alınmayan hiçbir e- postanız olmaz.
İngilizce e-posta yazmak umuyoruz ki artık çekindiğiniz bir eylem değildir. Daha kapsamlı bir e-posta eğitimi almak isterseniz online İngilizce kursu vasıtasıyla ana dili İngilizce olan hocalardan da ders alabilirsiniz.
